FACTURA

1) Factura, definición:

Factura La factura es el documento fiscal que acredita que se realizó una compra o se prestó un servicio, y se cobraron los impuestos correspondientes de IVA o Retención en la fuente. La factura es un documento comercial que soporta el detalle del producto o servicio negociado y el valor a cobrar por tal concepto. La factura es un soporte de una transacción comercial realizada entre dos partes y que se puede cobrar de contado o a plazos entre 30 y 90 días. La factura es un instrumento que sirve de constancia al comprador y vendedor de la operación de compra y venta realizada, y también sirve para el cobro del dinero cuando el producto o servicio se financia. La factura es un documento probatorio de una transacción comercial y que se constituye en si mismo en un Titulo Valor.

2) Clases de factura:

De acuerdo con el lugar en donde se expide la factura y se realiza la venta, se puede denominar como factura de Plaza o factura Extendida, si se realiza la venta en el mismo lugar o en lugar diferente o lugares diferentes. Dependiendo de la forma en que se emite la factura, puede ser una factura manual o de papel y una factura electrónica. Según el carácter impositivo y legal, se puede encontrar la factura completa cuando se cumplen todos los requisitos legales, factura Simplificada cuando se utiliza para los pequeños montos de venta y que no requiere identificar al destinatario, así como la utilización de documentos sustitutivos de la factura como vales o recibos cuando las ventas sean muy pequeñas y el comprador no sea un empresario formal. Por último, puedes encontrar las facturas Comerciales para identificar su carácter de exportación de los bienes, factura Consular para identificar la procedencia y origen de los bienes, y factura Pro forma cuando se trata de simplificar su elaboración.

3) Bondades y ventajas de la factura:

La factura da seguridad a las partes que se involucran en la transacción de compra venta, sobre el recibo de la mercancía y el recibo del dinero, en los montos y características explícitas en el documento. Igualmente la factura surte efectos legales y tributarios, de pago de impuestos, y solución de diferencias que se llegaren a presentar en el futuro. En lo que respecta a la factura electrónica, sus ventajas son la economía por la disminución del papel y menores costos de distribución física del documento a las partes interesadas, la agilidad en su expedición y realización de procesos conexos, y la reducción de errores propios de una elaboración manual.

4) Características de la factura:

La factura debe contener en forma detallada la operación o transacción comercial confeccionada, identificando al comprador y vendedor del bien o servicio, el valor en números y letras de la operación, la moneda en que se realiza y contabiliza, el lugar y fecha, las condiciones de pago, la cantidad y descripción del producto o servicio, las condiciones de entrega del bien, así como el detalle de cobro de impuestos y deducciones. Es muy importante que se identifique en el documento, la característica de que se trata de una factura Cambiaria o de Compra Venta, el número de identificación de la factura,  y la firma de aceptación de las partes, para que se puedan luego surtir los efectos legales. Para los efectos tributarios, se hace indispensable la identificación tributaria o NIT del vendedor y comprador, e indicar la calidad del retenedor del IVA o impuestos sobre las ventas. La factura se emite y expide en original y cuantas copias se necesiten, para que cada parte integrante de la transacción disponga de una, se procese otra copia, y se distribuyan a las entidades legales competentes.

5) Procedimiento para la elaboración y emisión de la factura:

Como proceso previo a la emisión de una factura debe existir un convenio entre las partes de comprar un bien o servicio y pagar un determinado valor de contado o a plazos. Este convenio puede ser verbal en el caso de una simple compra en el comercio, o puede ser un convenio escrito y formal en el caso de una empresa y un bien más complejo y de mayor cuantía. Luego debe realizarse la entrega formal del bien o el acuerdo para las entregas parciales en el tiempo, y en el caso del servicio prestarse o especificarse las características de prestación en el tiempo. Ya en este momento, se emite la factura, sea en forma manual utilizando una forma preimpresa o por medios electrónicos, la cual es fiel garante de la transacción realizada y sus condiciones posteriores. Por último, la misma factura puede generar procesos posteriores de contabilización, registro de la transacción, distribución de estadísticas comerciales, labores operativas y administrativas como el recaudo de dinero o el despacho de mercancías, y procesos legales como el pago de impuestos. Adicionalmente, la factura sirve de documento legal para realizar reclamaciones futuras en el caso de incumplimiento de los acuerdos.

6) Quienes deben emitir la factura:

Todo vendedor debe en principio emitir la factura que respalda la venta, así no esté obligado legalmente por cuestiones tributarias, pero es una práctica sana de control de la transacción, respaldo de la misma, desarrollo de procesos internos que se generan a partir de una venta, y formalización de la transacción. Por supuesto, las personas y empresas que deben retener o declarar los impuestos sobre las ventas, deben soportar sus transacciones con la factura.

7) Servicios que ofrece:

La factura ofrece al vendedor el servicio de facilitarle controlar su negocio comercial, capturar datos de los clientes para posteriores ventas, administrar las ventas a plazos y las fechas de recaudo, poder cobrar en el evento que se incumpla el pago, y atender los reclamos de los compradores cuando se realicen. La factura permite al comprador llevar un control de los bienes y servicios adquiridos, de sus pagos realizados, de los convenios de pago acordados, poder solicitar cambios de productos o reposición de los mismos en el caso de defectos, y si fuere del caso poder deducir impuestos cuando lo amerite.

8) Diferencias entre la factura y el recibo:

Tanto la factura como el recibo son comprobantes comerciales de una transacción de compra venta realizada. Aunque ambos documentos pueden servir para efectos probatorios futuros, la factura es un documento formal y legal en donde se detallan los campos obligatorios a diligenciar por las partes, lo cual facilita la ejecución y obligación de las condiciones pactadas. Adicionalmente, la factura detalla los aspectos tributarios relacionados con el pago del IVA o impuesto sobre las ventas.

9) Video relacionado: ¿Cómo crear una factura en Excel?

En el siguiente tutorial podremos aprender como se crea una factura utilizando el Excel.

10) Enlaces Externos:

Definición de factura
Concepto de factura
¿Quiénes tienen que emitir facturas?
Tipos de facturas y certificados
Requisitos de la factura
Cnn expansión
Facturas de venta
Biblioteca virtual de derecho, economía y ciencias sociales