FACTURA ELECTRÓNICA:

1) Factura electrónica, definición:
2) Objetivos de la factura electrónica:
3) Ventajas de la factura electrónica:
4) Características de la factura electrónica:
5) Requisitos para la elaboración de la misma:
6) Procedimiento para la realización de la factura electrónica:
7) Quienes pueden realizar la factura electrónica:
8) Servicios que ofrece:
9) Diferencias entre la factura manual y la factura electrónica:
10) Video relacionado: Todo lo que necesitas saber
11) Enlaces Externos:

 

1) Factura electrónica, definición:

La factura electrónica es el proceso mediante el cual se generan registros de las facturas en forma virtual o electrónica, sin que medie el papel de por medio, pero con la autenticidad y legalidad suficiente para realizar todas las actividades de soporte de la transacción de compra venta que la respalda, las impositivas y de control de pago y entrega de los bienes o servicios. La factura electrónica es un medio que facilita a las empresas la gestión de su negocio, las compras y las ventas, el pago de impuestos y la contabilización de las operaciones en forma automática y ágil.

2) Objetivos de la factura electrónica:

Los objetivos de la factura electrónica son la reducción de costos al eliminar el papel y los trámites operativos posteriores como la captura de datos. La agilidad en los procesos ya que en forma virtual y automática se puede transportar la información y realizar los procesos operativos, financieros y comerciales que surgen de la factura electrónica. La seguridad en el manipuleo y certeza de la información contable y comercial, al reducir el manipuleo de la misma. La facilidad de gestionar la empresa y los negocios.

3) Ventajas de la factura electrónica:

La factura electrónica tiene múltiples ventajas para el vendedor, ya que puede expedirlas más rápido que si se realiza el proceso manual, agiliza la distribución de las copias a las personas o entidades que las necesitan al realizar el proceso por transmisión y el apoyo de internet, garantiza la exactitud de la información consignada, reduce el papel y e archivo físico de los documentos, evita fraudes indebidos y modificación de la información original, y permite el acceso a los controles de auditoria interna en tiempo real. Para el comprador la factura electrónica también presenta las ventajas de rapidez en los procesos, el que le puedan enviar la factura en forma electrónica para facilitar sus propios procesos de control, y seguridad de que la información es la correcta y exacta.

4) Características de la factura electrónica:

La factura electrónica debe poder diligenciar los mismos campos y requisitos legales de la factura tradicional, pero en forma automatizada y sin que medie papel. Para ello, debe la empresa o persona que desee llevar la factura electrónica, seguir exactamente los decretos legales vigentes al respecto, informar a la administración de impuestos local, y garantizar la calidad de los procesos que se realizan, estando dispuestos en cualquier momento as visitas y auditorias que lo verifiquen. La factura electrónica debe por lo tanto servir de sistema para controlar la transacción comercial realizada, el sistema de pago acordado, así como el recaudo y cobro de los impuestos sobre las ventas que haya lugar a cada bien o servicio vendido. Adicionalmente, debe poderse garantizar la custodia de la información, la exactitud de la misma, y los trámites operativos y financieros necesarios para el funcionamiento del negocio.

5) Requisitos para la elaboración de la misma:

El principal requisito de la factura electrónica es contar con los medios computarizados y tecnología para poder realizar el proceso automatizado. Contar con las firmas electrónicas autorizadas, las seguridades para la exactitud e inviolabilidad de la información, que el proceso esté avalado y certificado por la ley y entidad competente en el país, que la factura contenga todos los datos exigidos y necesarios por el vendedor y el cliente, que nos e tenga acceso a la información de la factura por personal no autorizado, que las partes involucradas estén de acuerdo con el proceso de factura electrónica.

6) Procedimiento para la realización de la factura electrónica:

El primer paso para realizar la factura electrónica es desarrollar o adquirir el software especializado, integrarlo a los sistemas y demás aplicaciones computarizadas de la empresa, contar con un sistema contable automatizado, solicitar ante la Entidad Tributaria local la autorización de la firma digital electrónica, la certificación de la calidad de sus procesos de factura electrónica, el desarrollo de pruebas en paralelo con el proceso manual,  contar con el respaldo y alternativas de back up en el caso de que los sistemas fallen, y realizar auditorias regulares y esporádicas que permitan el seguimiento y control del proceso.

7) Quienes pueden realizar la factura electrónica:

En general cualquier persona o empresa puede estar facultada a realizar la factura electrónica, siempre que cuente con la capacidad tecnológica para hacerlo, el conocimiento y preparación del personal para lograrlo, lleve la contabilidad automatizada, tenga el volumen de negocios que justifiquen la factura electrónica, y tenga la autorización de la entidad tributaria responsable en la ciudad donde realiza sus negocios, para lo cual le exigirán la certificación de la firma electrónica avanzada.

8) Servicios que ofrece:

La factura electrónica ofrece el servicio de envío virtual o en medio magnético de la información que soporta la transacción de compra venta realizada. Permite manejar grandes volúmenes de negocios en tiempo real y en forma ágil para no demorar el servicio a los clientes. Facilita el acceso a las facturas y su información en forma inmediata y sin pérdidas de s contenido, es un sistema más organizado y flexible. Es más fácil y conveniente conservar las factura y su información cuando los procesos corresponden a la factura electrónica y no a procesos manuales con archivo físico de los documentos. Es más oportuna y completa la información estadística comercial que se puede obtener a través del proceso de factura electrónica, permitiendo a la alta gerencia realizar análisis de las tendencias y evolución del negocio.

9) Diferencias entre la factura manual y la factura electrónica:

La factura electrónica puede realizar el mismo proceso de la factura manual pero más ágil, en forma automática, con mejor organización, mejor utilización de la gente y los recursos, manejando grandes volúmenes de negocios, mayor eficiencia y eficacia en los procesos, mayor y mejor información para controlar la operación y el negocio. Pero la factura electrónica requiere de una inversión tecnológica inicial que debe justificarse por el volumen de ventas que se generan a diario y en cada mes, porque de lo contrario será mejor realizar la factura manual.

10) Video relacionado: Todo lo que necesitas saber

 

11) Enlaces Externos:

Definición factura electrónica
¿Qué es la factura electrónica?
Factura electrónica: Los pasos a seguir
¿Qué es un comprobante fiscal digital?
Factura electrónica
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Fundatec